JUBILEUM

Event är varumärkesbyggandets epicentrum! Här bygger man ett loggat kosmos kring sig med de medel som behov och budget tillåter. Kanske ingår en tävling med prisbord till sporteventet? Kanske skall det ligga en välkomnande gåva på hotellrummet när gästerna kommer? Vilka varumärkta produkter ska finnas i dina goodiebags?

Skicka den i god tid! Skapa en snygg anmälningssida eller tryckt inbjudan som sticker ut. Dela informaton om plats, tid, program och sista anmälningsdag. Mat ska beställas, finns det allergier bland deltagarna? Profilerade kläder ska tas fram, vilka storlekar behövs? Ska deltagarna betala något själv och vad ingår

Sätt tonen och energin med god underhållning. Ditt event lämnar bra känslor och goda minnen lång tid efteråt så lägg extra kraft på detta vare sig det rör sig om en bra DJ, intressanta föreläsare, ett coolt liveband, en engagerande show eller uppträdande. Endast fantasin sätter gränser.

Varför inte ge en giveaway i form av en brandad ryggsäck? Eller en profilerad vattenflaska och ett snack? Vilken slags giveaway lirar bäst med den bransch som era mötesdeltagare är verksamma i?

Ett körchema med tidsplan är eventarrangörens bästa vän. Inbjudningar med information ska ut i god tid, profilerade kläder och namnbrickor till eventet ska beställas, hotellrum och/eller lokaler ska bokas, mat ska fixas och aktiviteter ska arrangeras. Behövs en konferencier? Ska det ske någon form av uppträdande eller show?

Ofta är det många saker som ska ske simultant under den tid som eventet pågår så var tydlig med vem som är ansvarig för vad och vad som ska göras. Alla medarbetare behöver ett detaljerat körschema. Identifiera kontaktpersoner.

Skicka en eller ett par påminnelser efter du har skickat ut inbjudan. Det bör inte vara samma exakt samma inbjudan en gång till (kan blir tjatigt) utan gör den välkomnande och upplysande.

Var noga med att uppmärksamma deltagarna efteråt. Tacka för deltagandet i ett mail och skicka gärna en e-postundersökning för att ta reda på vad deltagarna trivdes med och vad de saknade. En sådan här uppföljning hjälper dig att förbereda dig för nästa event.

Som eventarrangör behöver du hålla deltagare in the loop. Utöver mail-konversationer finns det några bra verktyg till hjälp:

• Sociala Medieplattformar som Facebook Events, LinkedIn, Twitter och Instagram.

• Eventappar som Event Logic, Whova eller EventMobi.

• SMS-utskick. Verktyg som Twilio eller TextMagic kan användas för att skicka påminnelser, uppdateringar och viktiga meddelanden direkt till deltagarnas telefoner.

Eventgäster behöver ett program att följa. Om de inte har informationen i till exempel en app så är det bra att skriva ut ett program med de viktigaste hållpunkterna. Skicka gärna detta program redan i din inbjudan.

Uppmuntra deltagarna att dela eventet i sina egna nätverk och på sociala plattformar. Du vill att folk ska prata om det. Skapa en hashtag så deltagarna kan följa eventet online.