MÄSSA & EVENT

Varumärk och bygg ett loggat kosmos

Vid mässor och event bygger man ett loggat litet universum omkring sig med alla de medel som behov och budget tillåter. Att delta i eller själv ordna ett event handlar om att ta position och att visuellt äga den yta man disponerar.

Giveaway och goodiebags

Det som syns i möteslokaler och på mässor är en sak, men inslag såsom profilkläder, goodiebags och bjudgodis är andra minst lika viktigt ingredienser. Bekväma och snyggt varumärkta kläder visar vika ni är och håller ihop gruppen. Ska den anländande gästen kanske få en liten välkomnande grej på sitt hotellrum? En goodiebag är ett måste vid varje mässa och event. Varför inte tänka utanför boxen och fylla en brandad ryggsäck med giveaways? En profilerad vattenflaska, ett energigivande snack och en tablettask med uppfriskande minttabletter är alltid uppskattat. Fundera på vilken slags giveaway som lirar bäst med den bransch som era mötesdeltagare är verksamma i.

Inbjudan

Skicka i god tid! Skapa en snygg anmälningssida eller tryckt inbjudan som sticker ut. Dela informaton om plats, tid, program och sista anmälningsdag och mässmonterns nummer. Vid ett event vill man ofta bjuda på något ät- och drickbart - beställ i god tid. Finns allergier bland deltagarna? Profilerade kläder ska tas fram, vilka storlekar behövs? Ska deltagarna betala något själv och vad ingår?

Program för deltagarna

Eventgäster behöver ett program att följa. Om de inte har informationen i till exempel en app så är det bra att skriva ut ett program med de viktigaste hållpunkterna. Skicka gärna detta program redan i din inbjudan.

Påminnelse

Skicka en eller ett par påminnelser efter du har skickat ut inbjudan. Det bör inte vara samma exakt samma inbjudan en gång till (kan blir tjatigt) utan gör den välkomnande och upplysande.

Följ upp och tacka för deltagandet

Missa inte att samla in kontaktuppgifter från deltagare på eventet och besökare i mässmontern för att uppmärksamma deltagarna efteråt. Tacka för deltagandet i ett mail och skicka gärna en e-postundersökning för att ta reda på vad deltagarna trivdes med och vad de saknade. En sådan här uppföljning hjälper dig att förbereda dig inför nästa gång.

Exponering. Vad behövs?

Handlar det om en monter på 10 m2, eller handlar det om Globen - vi har alla olika förutsättningar. Många företag har en ”verktygslåda”, som grund, ofta med mobila podier, backdrops, rollups, kanske LED-skärmar och ett litet möblemang. Detta kan varieras, byggas på och reduceras efter behov. För större ytor och mer riktade budskap får man bygga på den hårdvara man har och skräddarsy efter behov.

Information till deltagare

Som eventarrangör behöver du hålla deltagare in the loop. Utöver mailkonversationer finns det några bra verktyg till hjälp:

• Sociala Medieplattformar som Facebook Events, LinkedIn, Twitter och Instagram.

• Eventappar som Event Logic, Whova eller EventMobi.

• SMS-utskick. Verktyg som Twilio eller TextMagic kan användas för att skicka påminnelser, uppdateringar och viktiga meddelanden direkt till deltagarnas telefoner.

Ansvarsområden i ditt team

Ofta är det många saker som ska ske simultant under den tid som mässan/eventet pågår så var tydlig med vem som är ansvarig för vad och vad som ska göras. Alla medarbetare behöver ett detaljerat körschema. Identifiera kontaktpersoner.

Underhållning och dragplåster

Sätt tonen och energin med god underhållning. Det lämnar bra känslor och goda minnen lång tid efteråt så lägg extra kraft på detta vare sig det rör sig om en bra DJ, intressanta föreläsare, ett coolt liveband, en engagerande show eller uppträdande. Endast fantasin sätter gränser.

Dela socialt

Uppmuntra deltagarna att dela eventet i sina egna nätverk och på sociala plattformar. Du vill att folk ska prata om det. Skapa en hashtag så deltagarna kan följa eventet online.